Werkvormen en tools combineren in een pragmatische aanpak | Systeemmapping – deel 5

Van workshop tot bruikbaar systeembeeld 

In het vijfde deel van deze reeks rond systeemmapping bekijken we hoe u inzichten uit workshops en discussies vertaalt naar een bruikbaar en analyseerbaar systeembeeld. Systeemmapping draait namelijk niet alleen om visualiseren, maar ook om het structureren van complexe interacties en het ondersteunen van besluitvorming.

Hoe krijgt u als bedrijf, sector of beleidsactor grip op complexe vraagstukken zoals circulaire levensduurverlenging? Thema’s zoals reuse, repair, refurbishment en remanufacturing spelen zich af in een netwerk van onderling verbonden factoren, zoals technologie, markt, regelgeving, gedrag en data. Systeemmapping helpt om die complexiteit zichtbaar en bespreekbaar te maken. Tegelijk blijft in de praktijk vaak dezelfde uitdaging bestaan: hoe vertaalt u inzichten uit workshops en discussies naar een robuust en bruikbaar systeembeeld?

In dit artikel lichten we een pragmatische aanpak toe die co-creatie, analyse en besluitvorming met elkaar verbindt. Deze aanpak werd toegepast en verfijnd binnen het HEATReX-project en combineert tools zoals Miro, AI en Kumu tot één coherente workflow.

1. Start niet van nul: combineer co-creatie met een gerichte systeemscan

Een korte voorbereidende systeemscan versnelt het proces aanzienlijk. Door vooraf trends, roadmaps, beleidsontwikkelingen en niche-innovaties te verzamelen, start uw workshop op een hoger niveau. Zo voorkomt u dat discussies blijven hangen in het huidige systeem en brengt u ook toekomstige evoluties binnen.

Belangrijk is om dit licht en doelgericht te houden. Werk liever met een inputlijst dan met een uitgebreid rapport. Focus op inspiratie, niet op sturing. Een gerichte systeemscan verhoogt vaak zowel de snelheid als de kwaliteit van co-creatie.

2. De kwaliteit van uw systeemmap begint in de workshop 

In de praktijk ontstaan systeemmaps vaak tijdens workshops, met tools zoals Miro, Mural, Microsoft Whiteboard of nog steeds klassiek met post-its op een muur.

Een goed gefaciliteerde workshop:

• Ondersteunt laagdrempelige co-creatie
• Stimuleert interactie en discussie
• Laat toe om ideeën snel te visualiseren en te herschikken

Digitale whiteboards bieden bijkomende voordelen, zoals real-time samenwerking, flexibiliteit en schaalbaarheid. Toch blijft de essentie dezelfde: visueel en iteratief werken. Tegelijk schuilt hier ook een belangrijke valkuil. Zonder duidelijke afspraken ontstaat snel ruis, zoals dubbele variabelen, vaag taalgebruik of onduidelijke causaliteit. Daarom blijft een minimale structuur cruciaal, zelfs in een eerste verkennende fase. 

Werk bijvoorbeeld met:

• Eén variabele per element
• Korte en eenduidige formuleringen
• Expliciete plus- en minrelaties  

3. Co-creatie en structuur versterken elkaar

Tools zoals Miro maken het mogelijk om snel en breed te denken. Zonder minimale structuur gaat echter veel waarde verloren. Houd daarom tijdens de workshop parallel een eenvoudige tabel bij met de relevante variabelen en relaties. Laat dit bij voorkeur doen door iemand anders dan de facilitator.

Dat levert belangrijke voordelen op:

• Snellere analyse achteraf
• Minder interpretatieverschillen
• Hogere reproduceerbaarheid

4. AI versnelt systeemmapping, maar vervangt het niet

Tijdens het opmaken van systeemmappen experimenteerden we uitgebreid met AI. In de praktijk blijkt AI vooral sterk in ondersteunende taken, zoals:

• Variabelen harmoniseren
• Duplicaten verwijderen
• Variabelen taggen en koppelen aan systeemlagen
• Relaties helpen formuleren

Volledig door AI gegenereerde systeemmappen halen vandaag nog zelden het gewenste kwaliteitsniveau. Vaak bevatten ze onvoldoende scherp gedefinieerde variabelen, verwarren ze causaliteit met correlatie of introduceren ze onnauwkeurige feedbacklussen. Daardoor missen ze net de systemische robuustheid die nodig is voor analyse en besluitvorming. Een belangrijke les is daarom: gebruik AI als system reviewer, niet als mapper.

5. De echte waarde zit in het gebruik van de systeemmap 

De meerwaarde van systeemmapping zit niet in de map zelf, maar in hoe u ze gebruikt. Tools zoals Kumu maken het mogelijk om dezelfde systeemmap gericht in te zetten voor verschillende toepassingen, zoals:

• Beleidsanalyse
• Sectorcoördinatie
• Stakeholderdialoog 

Via perspectieven, filters en narratieven brengt u telkens andere inzichten naar voren, zonder de onderliggende structuur te wijzigen. Een systeemmap is dus geen eindproduct, maar een flexibel instrument dat gesprekken, analyses en besluitvorming ondersteunt.
 

Conclusie

Systeemmapping is geen tool, maar een proces. Door een gerichte systeemscan, sterke co-creatie en slimme tooling te combineren, ontstaat een aanpak die tegelijk:

• Participatief werkt
• Analytisch sterk is
• Actiegericht blijft

Precies wat nodig is om circulaire strategieën zoals levensduurverlenging echt te versnellen. 

Gefinancierd door

Dit artikel kwam tot stand in het kader van het HEATReX-project, een Living Lab Circulaire Economie gefinancierd door VLAIO.

Met dank aan de partners van het HEATReX-project