België is het vierde meest productieve land ter wereld, maar onze productiviteitsgroei sputtert. In deze reeks bieden we u telkens vier praktische tips waarmee u de productiviteit op kantoor en op de werkvloer gemakkelijk kunt opkrikken.
In het eerste deel van deze reeks bespraken we in detail de productiviteit van de Belgische ondernemingen. De productiviteitsgroei in ons land is de laatste jaren ondermaats.
Om de Belgische bedrijven te ondersteunen met hun productiviteitsverbeteringen verzamelden we een aantal tips die we op regelmatige basis publiceren. Deze tips richten zich bewust niet op het implementeren van geavanceerde technologieën, maar op verbeteringen die weinig inspanningen vergen.
Tip 35: Start met Kaizen
Japanse bedrijven zijn kampioen in het continu verbeteren van hun productieprocessen. Ook bij ons is er de laatste jaren veel aandacht besteed aan continu verbeteren of 'kaizen' in het Japans. Veel bedrijven bewijzen dit concept lippendienst, maar gaan er niet echt mee aan de slag. Een gemiste kans.
De kaizen-aanpak richt zich op het doorvoeren van vele eenvoudige verbeteringen door de betrokken medewerkers. Doordat de verbeteringen relatief eenvoudig zijn, kunnen ze ook snel worden doorgevoerd. Na iedere verbetering evalueert men de vooruitgang, en zet men een volgende stap op basis van wat men heeft geleerd. Deze vele kleine verbeteringen cumuleren al snel en kunnen daardoor een grote impact hebben. Onderstaande video toont hoe een productieproces op een half uur tijd met 400 procent werd versneld.
Tip 36: Elimineer onnodige procedures en formulieren
Ligt uw zolder ook vol met spullen die u bijhoudt, maar waarvan u weet dat u er even goed afscheid van kunt nemen? In bedrijven gebeurt vaak hetzelfde met tal van procedures en formulieren. Iemand roept een formulier in het leven om iets op te volgen, maar na verloop van tijd is dit formulier niet meer aan de orde. Toch blijft men het maar rondsturen omdat de procedure dit voorschrijft. Zo zagen we onlangs een organisatie waar twee verschillende afdelingen kwaliteitsbevragingen naar dezelfde klanten stuurden.
Ga dus met de kam door uw bedrijfsprocedures en vraag u af of ze effectief nog waarde hebben, en of de eventuele waarde wel opweegt tegenover het werk. Indien ze geen voldoende waarde hebben, schaf ze dan af, of beperk ze tot de enkele speciale gevallen waar ze mogelijks wel nog relevant zijn.
Ook als 'gewone' medewerker kunt u hierbij helpen. Dit vergt wel enige moed. Moet u soms een rapport maken, waarvan u vermoedt dat niemand dit eigenlijk leest? Stop er dan even mee. Als niemand achter het rapport vraagt, is de kans klein dat het zinvol is. Krijgt u achteraf op uw donder omdat het rapport er niet was? Schuif dan gerust de schuld op deze blog.
Tip 37: Gebruik checklijsten
Niets is zo onproductief en vervelend als fouten moeten rechtzetten. Een eenvoudige remedie tegen menselijke fouten is het gebruik van checklijsten. Checklijsten behoeden niet alleen nieuwe medewerkers tegen vergetelheden, ook ervaren en uitstekend opgeleide werknemers kunnen fouten maken.
Checklijsten hebben hun nut al lang bewezen in de luchtvaart. Sinds een tiental jaar gebruiken ook chirurgen een checklijst om fouten te vermijden. Het gebruik van deze checklijst heeft het aantal doden en complicaties bij chirurgische ingrepen met liefst 30 procent doen dalen. Wat opvalt bij die chirurgische checklijst is dat veel checks erg elementair zijn. Zo checkt men bijvoorbeeld: Is de ruimte steriel? Is dit de juiste patiënt? Is er substitutiebloed aanwezig? Wie zijn de collega’s in de operatiekamer? De grote impact van de chirurgische checklijst toont aan dat er veel te winnen valt bij het vermijden van elementaire fouten, en dit zelfs wanneer het personeel hoogopgeleid en gemotiveerd is.
Ook bij productiebedrijven zijn er tal van opportuniteiten om vergetelheden met checklijsten aan te pakken. Een goed voorbeeld is het checken of alle voorbereidend werk is gebeurd voorafgaandelijk aan een omstelling. Een ander voorbeeld is het checken of alle nodige informatie voorhanden is vooraleer men start met het ontwerp of de werkvoorbereiding.
Een belangrijk aandachtspunt bij het gebruik van checklijsten blijft wel de manier waarop men die invult. Als de checklijst een instrument wordt dat men zonder nadenken afvinkt, dan verliest de checklijst zijn kracht. De implementatie van checklijsten moet dus met de nodige zorg gebeuren.
Een uitstekende bron voor verdere informatie is het boek 'The Checklist Manifesto' van de chirurg Atul Gawande.
Tip 38: Voorzie planten op de werkplek
Planten op de werkplek blijken tal van voordelen te bieden. In omgevingen met planten blijkt de fysische gezondheid van medewerkers te verbeteren. Zo verlagen planten de bloeddruk en zorgen ze voor minder hoofdpijn. Planten hebben ook een positieve impact op de gevoelens. In omgevingen met planten is er minder agressief gedrag, neemt het zelfvertrouwen toe en is de werksfeer beter. Daarnaast hebben planten ook een cognitieve impact. Mensen kunnen zich beter concentreren en worden sneller in cognitieve taken uitvoeren. Eén studie stelde zelfs vast dat mensen 12 procent sneller werden in computertaken in een omgeving zonder ramen, maar met planten.
Hoe planten dit voor elkaar krijgen, is nog een raadsel. Sommige onderzoekers schrijven dit toe aan de positieve impact van planten op de luchtkwaliteit (betere luchtvochtigheid, minder stof, …).
Planten zijn ondertussen in veel kantoorgebouwen aanwezig, maar ze zijn nog steeds een uitzondering op de fabrieksvloer. Onderstaande video van Ferrari toont dat je nochtans ook planten goed kan integreren in de fabrieksomgeving.
Tot slot
Heeft u ook tips? Speel ze ons door, zodat we deze kunnen delen en met z’n allen productiever kunnen worden. De beste tipgever krijgt een leuk cadeau!
Het verkorten van doorlooptijden maakt het mogelijk om te groeien als bedrijf en heel wat indirecte kosten te reduceren. De productiestrategie quick response manufacturing (QRM) maakt dit mogelijk voor bedrijven in een high-mix, low-volume omgeving. Vanaf 19 januari (Genk) en 4 maart (Gent) organiseren we een volgende opleidingscyclus over QRM. Meer informatie vindt u in onze agenda!
Klik hier voor een overzicht van de andere delen in de reeks.
