Waarop letten bij een contract afsluiten voor afvalinzameling en -verwerking

U gaat een contract afsluiten met een afvalinzamelaar? Bij heel wat bedrijven blijkt het zinvol om dan bij volgende stappen even stil te staan: de kenmerken van een of meer voor u geschikte afvalpartner(s), een inzicht in een correcte prijs, het bepalen van een goede timing en de juiste contractuele bepalingen.

(Lees dit samen met cirkeltip 346 over een lagere afvalfactuur)  

Stap 1: ga na wie voor u de beste partner(s) voor afvalinzameling- en verwerking is of zijn

Bekijk wie er actief is op de markt en kies de inzamelaar en/of verwerker die het best tegemoet komt aan uw noden. Veel gebruikte en mogelijkerwijs ook voor u zinvolle beslissingscriteria zijn daarbij onder meer:

  • specifieke expertise in een bepaald materiaal of soort afval
  • het voorzien van een totaaloplossing: verschillende stromen, verschillende activiteiten (opslag, compacteren, logistiek, verwerking)
  • transparantie over prijszetting en het bieden van een interessante prijs-kwaliteitverhouding
  • streven naar de duurzaamste oplossing in de afvalverwerkingshiërarchie en proactief op zoek naar een steeds hoogwaardigere verwerking
  • nabijheid, wat transportkosten drukt
  • denken in termen van partnerschap, samen met u op zoek gaan naar de meest geschikte oplossingen en het verstrekken van informatie over de volledige verwerkingscyclus

Wees u er van bewust dat diegene die bij u afval komt ophalen, niet noodzakelijk het bedrijf is dat het afval finaal verwerkt. Typisch zijn er drie stappen: inzameling, voorbehandeling en eindverwerking.

Ga na - in het bijzonder voor de (zeer) grote afval- en nevenstromen die u genereert - of het mogelijk is rechtstreeks naar een eindverwerker af te voeren, zonder dat u via een algemene afvalinzamelaar moet langsgaan. Elke extra stap brengt immers extra kosten met zich mee. Informeer bij recyclers, converters, bedrijven met complementaire activiteiten die uw nevenstroom rechtstreeks kunnen inzetten, ... Of het interessant en/of mogelijk is uw stroom direct naar een eindverwerker te brengen, zal afhangen van:

  • de kwaliteitsvereisten: voldoet uw afval- of nevenstroom aan de gevraagde vorm, conditionering, ...?
  • de volume- en debietvereisten: hoeveel ton per jaar of per maand vraagt de verwerker en komt deze hoeveelheid bij u vrij? Vraagt de verwerker een continue aanvoer of aanvaardt hij ook een eenmalige batch?
  • de transportvereisten: mogen gemengde stromen aangeleverd worden, zijn er specifieke veiligheidsvereisten, hoe gebeuren laden en lossen, welke verpakkingsvorm kan (containers, big bags, vaten, boxen, retourverpakking, ...)?  

Indien voorbehandeling of opschaling van uw stroom nodig is, heeft werken via een meer generalistische afvalinzamelaar wel meerwaarde.

Gaat u voor één contractant of meerdere? Maak de kostenbatenanalyse. Beide opties hebben voor- en nadelen. Stroom per stroom apart uitbesteden aan verschillende  gespecialiseerde verwerkers levert u vermoedelijk een betere prijs op. Daartegenover staat de tijd die u moet investeren in het zelf vinden van de juiste eindverwerkers en in het onderhandelen, afsluiten en opvolgen van meerdere contracten. Een grotere inzamelaar zal waarschijnlijk iets duurder zijn, maar kan alles doen. 

Stap 2: krijg voeling met de prijzen

Leer de grootteordes van materiaalprijzen bij afvoer vooraleer u in gesprek gaat met een kandidaat-contractant. Een aantal bronnen die u daarbij kan raadplegen, zijn:

Houd er wel rekening mee dat de eigenlijke prijs ook wordt bepaald door:

  • de zuiverheid van de stroom: aanwezige contaminaties, zoals verf of lijmresten, verminderen de waarde en verhogen de kost.
  • of het om een mono-stroom of een gemende stroom gaat: diverse types metaallegeringen, verschillende soorten kunststoffen, ... zullen uitgesorteerd meer waard zijn.
  • de volumes: schaalgrootte is belangrijk in veel afvalverwerkingsprocessen. Indien u grote volumes kunt aanleveren, kan dit een gunstige impact op de prijs hebben.

Vraag tarieven op bij diverse partijen. Door te vergelijken krijgt u een beter inzicht in aan welke marktconforme tarieven u uw afval kunt laten ophalen en verwerken. Doe het marktonderzoek niet alleen voor de stromen bij afvoer waarvoor u betaalt, ga ook na wat een correcte prijs is voor stromen met een positieve waarde. 
Ook de dienstverlening onder de vorm van advies, opleiding,… kan een element in de prijs berekening vormen.

Stap 3: denk na over de juiste timing

Prijzen van materialen kunnen sterk schommelen, in het bijzonder voor waardevolle metalen en hoogwaardige kunststoffen. Hierop speelt de afvalmarkt in. Schroothandelaars zullen bijvoorbeeld proberen schroot aan te kopen bij lage metaalprijzen en te verkopen bij hoge metaalprijzen. Bespreek het gegeven van wisselende materiaalprijzen met uw contractant en ga na of het nuttig en haalbaar is hierover contractuele afspraken te maken, bijvoorbeeld door een berekeningsformule te bepalen die werkt met de maandprijs, periodieke herberekeningen te voorzien in functie van prijsfluctuaties, ...

Stap 4: integreer transparantievereisten in het contract met uw afvalinzamelaar en -verwerker(s)

Het is belangrijk dat u weet hoe de prijs precies wordt bepaald. Voorzie daarom in het contract dat op de afvalfactuur de totaalprijs moet opgesplitst worden per stroom en voor onderstaande aspecten:

  • opbrengst materiaal: hoeveel brengt de verkoop van de gerecycleerde stroom op?
  • kost verwerking: hoeveel kost de verwerking van de stroom? Bepaal de eenheid waarvoor die kost moet weergegeven worden (bijv. €/kg) en maak afspraken over wie de geleverde volumes meet: uzelf of uw inzamelaar.
  • kost heffingen: wat zijn heffingen die moeten betaald worden voor verbranden of storten?
  • kost logistiek: hoeveel moet betaald worden voor de huur van containers, voor het transport, ...?
  • informatie over wat er gebeurt met uw afval- of nevenstroom: hoe wordt het afval finaal verwerkt en door wie? Dergelijke info laat u bijvoorbeeld toe om samen met uw inzamelaar op zoek te gaan naar een eindverwerker in uw buurt of naar een hoogwaardigere verwerking, en zo de (transport)kosten te beperken of de milieu-impact verder te reduceren.

Voorzie in het contract afspraken over de ophaalfrequentie. Inzamelaars werken niet zelden met vaste ophaalrondes. Dat impliceert dat containers mogelijkerwijs opgehaald worden vooraleer ze vol zijn. Door bijvoorbeeld te werken via ophaling op afroep kunt u vermijden dat u betaalt voor overbodige transportbewegingen. 

Bepaal ook een revisiecyclus voor het contract; dit is typisch tweejaarlijks. En bekijk of u bepalingen wilt opnemen in het contract die uw afvalpartner stimuleren om te blijven zoeken naar de economisch en ecologisch meest optimale verwerkingsmethode. Sommige bedrijven stipuleren bijvoorbeeld in het contract dat als een andere leverancier op de markt een lagere prijs of een hoogwaardigere verwerkingsmethode voorstelt, de contractant beschikt over een bepaalde periode om met een vergelijkbare of betere prijs of oplossing te komen. Indien hij daar niet in slaagt, wordt overeengekomen dat de klant het recht heeft om zonder compensatie de stroom in kwestie uit het contract te halen.

Ga in gesprek

Tot slot, om een goed contract met uw afvalinzamelaar(s) af te sluiten is eerst en vooral samenwerking binnen uw bedrijf vereist, tussen ‘facility management’ en iemand met inhoudelijke kennis: denk aan de productie- of kwaliteitsmanager, de milieucoördinator.

Daarnaast is een zekere openheid tussen u en uw afvalinzamelaar belangrijk. Vraag de afvalinzamelaar- en verwerker(s) naar de inzamelings- en verwerkingsmethoden en naar technologieën die ingezet worden. Maar ook omgekeerd, laat de inzamelaar zien hoe uw processen werken en waar het afval vandaan komt.

Deze tip kwam tot stand binnen het door Vlaio gesubsidieerde project AFVALorisatie van Agoria en Sirris, in samenwerking met de OVAM.

(Bron foto bovenaan : https://nl.dreamstime.com)