Overslaan en naar de inhoud gaan

Sky Man optimaliseert productieorganisatie met QRM, ook op kantoor

Sky Man International uit Boom gaat voor continue verbetering, van zijn producten, maar ook van zijn productieorganisatie en orderafhandeling. Daarom introduceerde het QRM in productie en in de kantoren. Dankzij de nieuwe samenwerkingsvorm in teams worden de doorlooptijden nog korter en kende de interne werking een verbetering.
  • Kennismaking met en implementatie van QRM
  • Opzet van Q-ROC's via opleiding, advies en ondersteuning

Veranderingen worden soms pas zichtbaar wanneer we vergelijken: zo zien we in productie bijvoorbeeld minder stock op de werkvloer. De rekken lagen vroeger veel voller. Nu produceren we vrijwel op maat van de klanten. Recent was een platform voor een klant op slechts anderhalve week tijd klaar, terwijl daar vroeger acht weken voor nodig waren.

Sky Man International uit Boom transformeerde zich met succes van een traditionele metaalconstructeur naar een specialist in nicheproducten. De onderneming is vandaag met wereldwijd twee vestigingen een wereldspeler in onder meer de ontwikkeling en fabricage van onderhoudskooien voor hoogbouw en andere moeilijk bereikbare plaatsen.

Het bedrijf wilde werken aan de optimalisering van zijn productieorganisatie en voorraadbeheer en streefde naar een efficiëntere samenwerking tussen de verschillende divisies en een vlottere doorstroming naar de productie. Daarom ging het management van Sky Man op zoek en volgde een masterclass rond QRM, georganiseerd door Sirris. Men besloot met de ondersteuning van Sirris een 'Quick Response Office Cell' (Q-ROC) op te zetten om de samenwerking, communicatie, doorlooptijd en zo de afhandeling van orders te verbeteren. Een jaar lang begeleidde Sirris ter plaatse de vorming, werking en implementatie van de Q-ROC, via opleiding, advies en ondersteuning.

Eén team, één ruimte

Voor de implementatie van de eerste Q-ROC werkten de verschillende departementen, die fysiek van elkaar verwijderd waren, afzonderlijk van elkaar en gaven ze opdrachten door aan elkaar. Een niet altijd even efficiënte samenwerking, waardoor soms informatie en tijd verloren ging. Daarom werd één cel van tien personen uit de verschillende afdelingen gevormd die samen op eenzelfde kantoor moesten instaan voor de afhandeling van orders, vanaf de wens van de klant tot de realisatie ervan. Zo stonden de leden voortdurend en direct in contact met elkaar, wordt er meer en efficiënter gecommuniceerd en sneller gereageerd, waardoor het hele proces sneller verliep.

Transparant en zelfsturend

In de Q-ROC ging het er anders aan toe dan wat men gewoon was: de coördinatie over alle projecten heen gebeurt tijdens twee stand-up meetings per week. Deze vergaderingen vinden plaats aan een reeks borden die alle projectinformatie visualiseren. Tijdens de meetings wordt de status van elk project overlopen, de acties besproken en de borden up-to-date gebracht. Het gebruik van de borden zorgt ervoor dat de status voor iedereen duidelijk is.
Een andere grote verandering is dat het team in grote mate ‘zelfsturend’ is. Hiervoor werd ook de organisatorische structuur aangepast. Actieve samenwerking en betrokkenheid binnen het team was voor sommigen een hele omschakeling. Maar het werkt. Dankzij rechtstreeks overleg worden problemen, intern of met klanten, vaak zelf opgelost, zonder dat er een leidinggevende aan te pas komt.

Doorlooptijd tot een achtste herleid

Uit de positieve ervaring met de eerste cel vloeide de vorming van nog twee andere office-cellen. Ook in productie wordt er in drie cellen gewerkt. Al gauw werden veranderingen zichtbaar: zo is er in productie minder stock op de werkvloer en kan vrijwel Skyman op maat van de klanten produceren. Dankzij de nieuwe aanpak zijn niet alleen indrukwekkende doorlooptijdreducties mogelijk, er raken ook meer projecten afgewerkt.
Een volgende stap in de productieoptimalisatie is een aanpassing van de productielay-out om een vlottere flow en nog meer doorlooptijdreducties te realiseren.